ENSIMETRI REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) mukainen selvitys henkilötietojen käsittelystä.

Ensimetri Oy:n REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE

Rekisterinpitäjä: Ensimetri Oy (y-tunnus: 2943900-9)

Yhteystiedot: Kalevantie 2, 33100 TAMPERE, p. 050 565 8000, toimisto(at)ensimetri.fi

Tietosuoja-asioita koskevat yhteydenotot: Marko Lehtimäki, puh. 050 555 2055, sähköposti: marko.lehtimaki@ensimetri.fi

Henkilörekisterin nimi: Asiakas- ja sidosryhmärekisteri

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on:

• Rekisteröidyn antama suostumus henkilötietojen käsittelyyn
• Sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
• Rekisterinpitäjän oikeutettuna etuna on asiakassuhteen hoitaminen, organisaation toimintaan liittyvien palveluiden tarjoaminen ja tuotanto, mukaan lukien tapahtumien järjestäminen. Henkilötietoja käsitellään vain siinä määrin kuin on tarpeen em. tarkoitusten toteuttamiseksi ja tavalla, jota rekisteröidyt voivat kohtuudella odottaa tietoja antaessaan.
• Henkilötietoja kerätään asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden ylläpitämistä, palveluiden kehittämistä, analysointia (ryhmittely ja raportointi) sekä asiakaskokemusten/-tyytyväisyyden kartoittamista varten. Tietoja käytetään myös palveluista ja tapahtumista viestimiseen.

Säännönmukaiset tietolähteet

Käsiteltävät henkilötiedot saadaan säännönmukaisesti seuraavista lähteistä:

• Rekisteröidyltä itseltään
• Kaupparekisteristä
• Julkisesti saatavilla oleva tieto

Keräämme tietoja asiakas- tai sidosryhmäsuhteen alkamisen yhteydessä, rekisteröityessä, palveluitamme käytettäessä tai järjestämiemme tapahtumien yhteydessä. Henkilötietoja keräämme pääasiassa rekisteröidyltä itseltään. Henkilötietoja voidaan myös hankkia muista rekistereistä ja julkisista lähteistä lainsäädännön sallimissa puitteissa. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterinpitäjä kerää rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta.

Rekisteröidyistä käsitellään seuraavia tietoja:

• Yleiset yhteystiedot: nimi, organisaatio, osoite, sähköposti ja puhelinnumero sekä perustamisneuvonnan asiakkailta syntymäaika
• Asiakkaan itsensä antamat lisätiedot (esim. sukupuoli, kansalaisuus, työ- ja opiskeluhistoria)
• Palvelutapahtumatiedot
• Asiakaspalautteeseen ja -kyselyihin liittyvät tiedot
• Suoramarkkinoinnin ja asiakasviestinnän toteutukseen liittyvät tiedot
• Palveluiden käyttötiedot eri asiointikanavissa

Verkkosivuston kävijätiedon kerääminen (ensimetri.fi ja learn2earn.ensimetri.fi)

• Verkkosivustomme kerää kävijätietoa sivuston toiminnan ja käyttökokemuksen kehittämiseksi. Kerättäviä tietoja voivat olla IP-osoite, selaintyyppi, laitetiedot, vierailun ajankohta sekä sivustolla vieraillut sivut.
• IP-osoitteita voidaan käsitellä ainoastaan verkkosivuston teknisessä ylläpidossa ja tietoturvan varmistamiseksi. IP-osoitteita ei käytetä käyttäjien tunnistamiseen tai markkinointiin, eikä niitä tallenneta pysyvästi verkkosivuston tietokantaan.
• Tietoja kerätään evästeiden ja vastaavien teknologioiden avulla. Analytiikkatietoja käsitellään tilastollisessa muodossa, eikä yksittäisiä käyttäjiä pyritä tunnistamaan.
• Kävijätietojen käsittelyn oikeusperusteena on oikeutettu etumme kehittää ja turvata verkkosivustomme toimintaa. Markkinointiin liittyviä evästeitä käytetään vain käyttäjän suostumuksella.
• Käytämme kolmansien osapuolten palveluita (esim. Google Analytics 4, YouTube), jotka toimivat henkilötietojen käsittelijöinä rekisterinpitäjän lukuun. Tietoja ei säilytetä pidempään kuin on tarpeellista.
• Käyttäjällä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot, pyytää niiden oikaisua tai poistamista sekä vastustaa tietojen käsittelyä. Evästeasetuksia voi hallita milloin tahansa sivustomme evästeasetuksista.

Tekoälybotin käyttö ja kävijätiedot

• Verkkosivustollamme (ensimetri.fi) on käytössä tekoälypohjainen keskustelubotti. Botin käytön yhteydessä voidaan käsitellä teknisiä tietoja, kuten IP-osoite, käyttäjän maantieteellinen sijainti (maa ja maakunta), laitteen käyttöjärjestelmä, selain sekä istunnon ajankohta.
• Tietoja käytetään keskustelubotin toiminnan mahdollistamiseen, väärinkäytösten estämiseen, palvelun laadun parantamiseen sekä tilastointiin.
• Keskusteluun syötettyjä viestejä käsitellään botin vastausten tuottamiseksi. Käyttäjää kehotetaan olemaan syöttämättä bottiin henkilötietoja tai arkaluonteisia tietoja.
• Keskustelujen sisältöä ei käytetä tekoälymallien kouluttamiseen.
• Käsittelyn oikeusperusteena on verkkosivuston ylläpitäjän oikeutettu etu.
• Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeellista botin toiminnan ja tietoturvan varmistamiseksi.
• Tietoja voidaan käsitellä kolmansien osapuolten palveluissa, jotka toimivat rekisterinpitäjän lukuun.

Henkilötietojen luovuttaminen

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta muille tahoille.

Yhteystietoja voidaan kuitenkin luovuttaa siinä laajuudessa kuin se on tarpeen tapahtumien yhteisjärjestäjille ja julkisrahoitteisten projektien rahoittajille tai muille vastaaville julkishallinnon edustajille. Tietoja voidaan luovuttaa asiakkaan antaman suostumuksen perusteella myös viranomaisille, asiantuntijoille, rahoituslaitoksille yms. asiakkaan palvelutarpeiden mukaisia toimenpiteitä varten. Henkilötietoja voidaan siirtää asiakassuhteen hoitamisen kannalta oleellisten järjestelmien (esim. uutiskirjeet, tapahtumien hallinta yms.) välillä.

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin.

Henkilötietojen siirrot kolmansiin maihin

Henkilötietoja ei siirretä EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Mahdolliset siirrot tapahtuvat vain EU:n tietosuojalainsäädännön edellyttämien suojatoimien mukaisesti.

Henkilötietojen suojaus: Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Rekisterinpitäjä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän tavoitteen varmistamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, tietojärjestelmien käyttäjätunnusten huolellinen hallinta sekä henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen.

Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä työntekijöillä on työsopimuslain (55/2001) ja niitä täydentävien salassapitosopimusten perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista käyttötarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Tämän jälkeen henkilötiedot poistetaan.

Henkilötietojen säilyttämisessä noudatetaan lakisääteisiä velvoitteita, huomioiden muun muassa rahoitus- ja kirjanpitolainsäädännön. Sopimussuhteen päättyessä tietojen säilytysaika määräytyy käyttötarkoituksen sekä olemassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarkistuspyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Tietojen antaminen ja käsittelyn salliminen voi tietyissä tilanteissa olla palvelun käyttöönoton tai käyttämisen edellytys. Rekisterinpitäjä varaa oikeuden keskeyttää palveluiden tarjoaminen tai estää pääsyn palveluihin, mikäli rekisteröity ei anna palvelun kannalta olennaisia tietoja tai vaatii niiden poistamista.

Tietosuojakäytäntöjen muuttaminen

Rekisterinpitäjä kehittää toimintaansa jatkuvasti ja voi sen johdosta joutua tarpeen mukaan muuttamaan ja päivittämään tietosuojakäytäntöjään. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen. Mikäli muutokset pitävät sisällään uusia tarkoituksia henkilötietojen käsittelylle tai muutoin muuttuvat merkittävästi, rekisterinpitäjä ilmoittaa niistä etukäteen ja pyytää tarvittaessa suostumuksen.